Pengertian Rapat, Jenis-Jenis Rapat, Manfaat dan Tujuan Rapat, dan Prosedur Rapat Teleconference

A.    Menjelaskan Pengertian Rapat

1. Menurut Kamus Besar Bahasa Indonesia, rapat adalah pertemuan (kumpulan) untuk membicarakan sesuatu, sidang, majelis.

2. Rapat merupakan komunikasi kelompok secara resmi

3. Rapat merupakan musyawarah kelompok untuk mufakat

4. Rapat merupakan media komunikasi kelompok yang bersifat tatap muka

ü  Dari beberapa pengertian diatas dapat disimpulkan, bahwa rapat adalah suatu pertemuan antar anggota organisasi/perusahaan yang bertujuan untuk merundingkan/memecahkan masalah yang menyangkut organisasi/perusahaan.

Rapat (conference atau meeting) merupakan alat/media komunikasi kelompok yang bersifat tatap muka dan sangat penting, diselenggarakan oleh banyak organisasi, baik swasta maupun pemerintah untuk  mendapatkan mufakat melalui musyawarah  untuk pengambilan keputusan. Jadi rapat merupakan bentuk komunikasi yang dihadiri oleh beberapa orang untuk membicarakan dan memecahkan permasalahan tertentu, dimana melalui rapat berbagai permasalahan dapat dipecahkan dan berbagai kebijaksanaan organisasi dapat dirumuskan.

Dalam suatu perusahaan ataupun organisasi tidak dapat dihindari pasti selalu terjadi konflik internal maupun eksternal. Salah satu komunikasi yang efektif antar kelompok atau individu didalam perusahaan adalah dengan rapat.

Berikut di sajikan beberapa pengertian mengenai rapat menurut beberapa ahli:

1.              Menurut Nunung dan ratu Evi (2001:129) rapat merupakan suatu alat komunikasi antara pimpinan kantor dengan stafnya.

2.              Kemudian Wursanto (1987:136) memberikan beberapa pendangan pengertian yang kemudian bisa disimpulkan oleh penulis:

a.       Rapat, merupakan suatu bentuk media komunikasi kelompok yang bersifat tataop muka yang sering diselenggarakan oleh banyak organisasi, baik swasta maupun pemerintah.

b.      Rapat, merupakan alat untuk mendapatkan mufakat, melalui musyawarah kelompok.

c.       Rapat juga merupakan media pengambilan keputusan secara musyawarahn untuk mufakat.

d.      Juga dapat dikatakan, bahwa rapat, adalah komunikasi kelompok secara resmi.

e.      Rapat, adalah pertemuan antara para anggota di lingkungan kantor/organisasi sendiri untuk membicarakan, merundingkan suatu masalah yang menyangkut kepentingan bersama.

f.        Secara singkat dapat dikatakan pula, bahwa rapat, adalah pertemuan para anggota organisasi/para pegawai untuk membahas hal-hal yang berhubungan dengan kepentingan organisasi.

B.    Menguraikan Jenis- Jenis Rapat

Jenis-jenis rapat dapat dibedakan berdasarkan segi peninjauannya, yaitu sebagai berikut:

1.       Menurut Tujuannya

a.       Rapat penjelasan

Rapat penjelasan yaitu, rapat yang dilaksanakan untuk memberikan penjelasan kepada para peserta rapat. Dalam rapat penjelasan peserta rapat tidak hanya mendengarkan penjelasan dari pemimpin rapat, tetapi juga diberikan kesempatan untuk mengajukan pertanyaan.

b.      Rapat pemecahan masalah

Rapat pemecahan masalah yaitu, rapat yang dilaksanakan untuk memecahkan masalah yang sedang dihadapi. Pada rapat ini peran peserta sangat besar untuk memberikan masukan.

c.        Rapat perundingan

Rapat perundingan yaitu, rapat yang dilakukan untuk merundingkan suatu perselisihan atau mencari jalan tengah agarvtidak merugikan pihak yang berselisih.

2.       Menurut Sifatnya

a.       Rapat resmi (formal meeting), yaitu yang di selenggarakan untuk membahas masalah-masalah yang sangat penting, dan berlaku peraturan keprotokolan yang mengatur kelancaran jalannya rapat.

b.       Rapat tidak resmi (informal meeting), yaitu rapat yang diadakan tidak berdasarkan perencanaan yang formal. Rapat ini tidak memerlukan persiapan istimewa dan biasanya dilakukan untuk mendiskusikan suatu hal yang terjadi secara tiba-tiba.

c.        Rapat terbuka, yaitu rapat yang dapat dihadiri oleh semua anggota informasi/perusahaan dan materi yang dibahas tidak bersifat rahasia.

d.       Rapat tertutup, yaitu rapat yang dihadiri oleh peserta rapat tertentu dan masalah yang dibahas masalah yang bersifat rahasia.

3.       Menurut Jangka Waktunya

a.       Rapat mingguan, yaitu rapat yang diadakan seminggu sekali dan biasanya membahas masalah yang bersifat rutin.

b.      Rapat bulanan, yaitu rapat yang diadakan sebulan sekali dan membahas masalah-masalah yang terjadi selama sebulan yang lalu.

c.       Rapat semesteran, yaitu rapat yang diadakan setiap enam bulan sekali yang membahas masalah yang terjadi selama enam bulan yang lalu dan program-program selanjutnya untuk enam bulan kedepan.

d.      Rapat tahunan, yaitu rapat yang diadakan setahun sekali. Contohnya rapat dewan komisaris.

4.       Menurut Frekuensinya

a.       Rapat rutin, yaitu rapat yang sudah ditentukan waktunya. Contohnya rapat rutin mingguan.

b.      Rapat incidental, yaitu rapat yang tidak terjadwal. Biasanya rapat ini membahas masalah yang sifatnya penting dan mendadak yang harus di selesaikan bersama.

C.     Mengemukakan Manfaat dan Tujuan Rapat

1.       Manfaat Rapat

ü  Menyebarkan informasi

ü  Mendapatkan feddback yang diharapkan

ü  Melahirkan gagasan-gagasan baru yang inovatif dan kreatif

ü  Memberi solusi dari permasalahan yang ada

ü  Membangun kesepakatan terhadap suatu keputusan dan alur tindakan

2.       Tujuan Rapat

ü  Untuk menginformasikan keputusan-keputusan yang sudah diambil sebelumnya kepada pihak yang berkepentingan

ü  Untuk mencari solusi atas masalah yang menjadi topik

ü  Untuk menjalin kerjasama dibidang bisnis beserta ketentuannya

ü  Untuk menjembatani segala bentuk peselisihan yang ada secara kekeluargaan.

Harimanto dan Indrojiono berpendapat bahwa secara garis besar tujuan rapat adalah sebagai berikut :

ü  Menyampaikan satu atau beberapa informasi, hal ini dilakukan dengan maksud jika penyampaian informasi tidak dilakukan secara langsung melalui rapat, maka dikhwatirkan akan menimbulkan salah persepsi bagi pegawai atau karyawannya.

ü  Mendapatkan masukan dari para anggota rapat bila ada masalah yang berat dan membutuhkan masukan dari semua anggota. Misalnya masalah mengenai penurunan gaji pegawai.

ü  Melibatkan beberapa orang yang memiliki kemampuan tertentu untuk memecahkan masalah yang dihadapi, sehingga masalah diharapkan dapat segera diatasi.

ü  Menjalin kerja sama di antara anggota untuk membentuk suatu sikap yang diinginkan, karena jika tidak diadakan rapat maka kemungkinan anggota hanya akan memikirkan bagian pekerjaannya sendiri dan tidak memikirkan bagian lainnya.

ü  Menyampaikan masalah, keadaan tertentu, complain, dan lain-lain yang tidak bisa dilakukan secara terbuka selain melalui rapat.

ü  Memberi motivasi dan semangat kerja kepada para anggotanya melalui rapat.

ü  Rapat bertujuan untuk mengambil keputusan  sesuai dengan kewenangannya dari orang-orang yang teribat di dalamnya.

Sedarmayanti menyatakan  bahwa rapat perlu diselenggarakan antara lain karena  :

ü  Untuk memecahkan masalah.

ü  Untuk menyampaikan informasi.

ü  Membuat peserta rapat berpartisipasi pada masalah yang dikemukakan.

ü  Sebagai alat koordinasi yang baik antara peserta dan perusahaan.

D.    Menguraikan Prosedur Rapat Teleconference

1.       Menentukan masalah dan tujuan rapat

2.       Mempersiapkan perlengkapan rapat

3.       Menyediakan tempat rapat

4.       Membuat daftar hadir rapat

5.       Mempersiapkan peserta rapat

6.       Mempersiapkan bahan rapat

7.       Mencatat hasil rapat

8.       Pendistribusian hasil rapat

9.       Melakukan kegiatan tindak lanjut hasil rapat